Le déroulé d'une collecte

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Introduction : les étapes

A. Je créé mon compte porteur de projet

La première étape pour déposer votre projet est de créer un compte porteur de projet. Pour cela :

rendez-vous sur la page inscription/connexion de la Trousse à projets.

Trois comptes existent sur la plateforme afin d’administrer une collecte :

Le compte « porteur de projet », à l’initiative de la création de la collecte ;
Le compte « gestionnaire de structure » qui concerne la structure que vous avez désignée pour recevoir les fonds
collectés ;
Le compte « directeur / chef d’établissement », qui concerne la direction de l’école, du collège ou du lycée
concerné par le projet.
Seul le compte porteur de projet est à créer pour déposer un projet. Les comptes « directeur / chef d’établissement »
et « gestionnaire » sont créés automatiquement lors de l’acceptation du projet par la Trousse à projets et notifiés aux
personnes concernées qui doivent ensuite simplement activer leur compte.

Qui peut créer un compte porteur de projet ?

Toutes les personnes exerçant ou étudiant dans un établissement scolaire du premier ou du second degré, public ou privé sous contrat d’association et ayant une adresse académique peuvent créer un compte porteur de projet et déposer des projets de collecte.

Quelles sont les fonctionnalités du compte porteur de projet ?

Depuis votre compte porteur de projet, vous pouvez :

Déposer un ou plusieurs projets de collecte ;
Éditer la page de présentation ;
Suivre et animer votre collecte (publier des actualités pour vos donateurs, éditer des flyers pour communiquer autour de votre projet) ;
Consulter et télécharger la liste de vos donateurs et les informations liées (montant du don, contreparties demandées notamment), leur écrire un message privé individuel ou collectif.

B. Je propose un nouveau projet

Vous avez créé votre compte et vous vous apprêtez à déposer un projet de collecte, la première étape est de renseigner
les informations principales via un formulaire. L’équipe de la Trousse à projets vérifiera ensuite l’éligibilité du projet selon
les critères de sa Charte.

Etape 1 : Informations générales

Il vous est demandé de renseigner :
1. L’UAI de l’établissement, il permettra de définir le nom, l’adresse et le mail de l’établissement. Vous pourrez trouver l’UAI de votre établissement en regardant l’adresse académique de la direction de votre établissement.
Par exemple : pour l’école élémentaire Jean Moulin dont le mail est ce.0240366T @ac-bordeaux.fr, son UAI est 0240366T.
2. Le titre du projet, qui sera modifiable par la suite ;
3. La durée de collecte souhaitée ; La durée de collecte est comprise entre 20 et 60 jours, la collecte se termine nécessairement avant la réalisation du projet. Prenez en compte le moment où vous aurez besoin des fonds ou le calendrier scolaire pour définir la durée de votre collecte.
4. La date de réalisation de votre projet ;
5. Deux objectifs de financement, un objectif minimum et un objectif optimum.

Qu'est-ce que l'objectif minimum ?

L’objectif minimum correspond à la somme indispensable pour réaliser le projet ; il doit être atteint pour que les fonds vous soient reversés (plafond de 5 000 €, sauf exception).

Qu'est-ce que l'objectif optimum ?

L’objectif optimum correspond à la somme qui permettra au projet de se réaliser dans les meilleures conditions ; dès qu’il est atteint, la collecte s’arrête.

Vos objectifs financiers doivent être cohérents et réalistes. Au moment de les fixer, il est indispensable d’avoir fait un budget prévisionnel pour le projet, de connaître précisément les recettes et les dépenses prévues. Nous recommandons un écart allant du simple au double entre le minimum et l’optimum. Si l’écart est trop important, vous prenez le risque de limiter les dons une fois le minimum atteint, l’objectif optimum apparaissant inatteignable.
N’oubliez pas d’intégrer les frais de fonctionnement (6,5 %) de la plateforme lorsque vous fixez les objectifs de collecte.

Télécharger : tout savoir sur les frais de fonctionnement

Etape 2 : précisions sur le projet

Il vous est demandé de renseigner :

Le niveau scolaire concerné par le projet (menu déroulant) ;
La thématique du projet et la nature du dispositif lié au projet (menus déroulants) ;
Une description synthétique du projet et de ses objectifs pédagogiques ;
Qui sont les élèves bénéficiaires (classe(s) concernée(s) ou nombre d’élèves concernés) ;
Les postes de dépense financés par la collecte ;
L’existence ou pas d’une contribution financière des familles au projet.

Etape 3 : choix de la structure qui recevra les fonds collectés

Dans le premier degré public, la structure éligible est l’association qui gère la coopérative scolaire.
Dans le second degré public, la structure réceptrice est l’EPLE, l’association sportive ou la maison des lycéens.
Pour les établissements privés sous contrat d’association avec l’État, la structure éligible est l’association qui gère
le budget et les comptes de l’établissement (par exemple l’OGEC, pour les établissements catholiques).

Télécharger : la liste des structures réceptrices éligibles

Il vous est demandé de renseigner :

Le nom de la structure réceptrice ;
Le mail du gestionnaire de la structure choisie (pour les EPLE merci de privilégier les adresses génériques de
l’intendance ou de la gestion administrative).

Vous avez fini de renseigner le formulaire de dépôt de projet, cliquez sur le bouton « soumettre ». L’équipe de la Trousse
à projets validera votre demande sous 24 h à 48 h (jours ouvrés). Vous recevrez alors un mail vous invitant à préparer la
page de collecte en vue de sa publication.

Le directeur d’école ou le chef d’établissement, ainsi que le gestionnaire de la structure indiquée, recevront aussi
un mail pour activer leur compte.

Le directeur d’école ou le chef d’établissement pourra alors autoriser la publication du projet, depuis son
espace en ligne ;
Le gestionnaire pourra renseigner les informations nécessaires au versement des fonds à la fin de la collecte,
suivre l’avancement des collectes, télécharger la liste des donateurs et des dons, télécharger un relevé de dons
une fois le versement effectué, éditer automatiquement des reçus fiscaux à la demande des donateurs.

Pour aller plus loin : télécharger le guide d’accompagnement « La réception des fonds ».

C. Je rédige la présentation de mon projet et de ma collecte

Cette étape, nommée « édition du projet » est stratégique pour réussir la collecte.

1. La photo ou vidéo de présentation

Choisissez si possible une photo de vos élèves, dans des mises en scène en rapport avec le projet ;
Les affiches, montages avec du texte, photos non libres de droit ne pourront pas être utilisés.

Télécharger : le modèle d'autorisation droit à l'image

2. Le choix du titre

Un titre se compose de 3 à 7 mots, il vous permet de différencier votre projet et d’être rapidement identifié par vos donateurs. Nous vous conseillons d’ajouter le niveau scolaire ou le nom de l’école / établissement en plus de la nature du projet.

Exemple : « les CM2 de Trignac en classe de mer » ; « Une aire éducative gérée par les 4e du collège Robespierre », « Direction Londres pour les élèves de Doisneau ».

3. Dans la partie "Qui sommes-nous ?"

Présentez les classes et le nombre d’élèves concernés (3-5 lignes) par le projet, l’établissement, les acteurs du projet. Plus vous serez identifiables, plus les donateurs potentiels auront à coeur de soutenir votre projet.

4. Dans la partie "Quel est notre projet ?"

Décrivez votre projet (10-20 lignes) : racontez l’histoire de votre projet, en le rendant vivant. Vous devez détailler les dates de la réalisation du projet, le programme précis du projet, les actions menées avec vos élèves, le déroulé dans les enseignements et bien sur ses objectifs
pédagogiques.

Attention ! Pour des raisons de mise en page, les programmes ne peuvent pas être présentés sous forme de tableau.

5. Dans la partie "Pourquoi avons-nous besoin de vous ?"

Expliquez quels sont vos besoins de financement (5 à 10 lignes) : précisez aux donateurs potentiels pourquoi vous
avez besoin de leur soutien et à quelle hauteur en notant le coût total du projet, le coût par élève éventuellement, le
montant des postes de dépenses, le montant des aides ou actions qui vous ont déjà permis de financer une partie du
projet et le montant de la participation éventuelle des familles.
Cette partie doit être cohérente afin de préciser aux donateurs ce que leurs dons permettront de financer.

6. Concluez et remerciez !

Faites figurer des encouragements à soutenir votre projet et des remerciements.

7. Les contreparties

4 contreparties pré-remplies sont proposées par la plateforme en lien avec la nature de votre projet. Vous avez la possibilité de les modifier à votre guise (montant, titre…), d’en retirer ou d’en ajouter.
Vous devez au moins proposer une contrepartie commençant à 5 euros et une contrepartie pour les entreprises afin d’encourager les dons de professionnels.
Pour chaque type de contrepartie, vous devez indiquer le titre de la contrepartie qui doit annoncer clairement de quoi il s’agit (par exemple : un mail de remerciement) et en quoi consiste la contrepartie (par exemple : Nous vous enverrons un mail de remerciement à la fin de la collecte rédigé par les élèves).

Qu'est-ce qu'une contrepartie ?

Les contreparties participent à créer du lien entre les acteurs du projet et les donateurs. C’est donc un bon vecteur de réussite de la collecte. Les contreparties ont une valeur symbolique, elles ne vous coûtent « ni temps ni argent ».

Télécharger : Des exemples de contreparties

Et la suite ?

Votre projet sera relu par l’équipe de la Trousse à projets dans un délai de 24 h (jours ouvrés). Il est possible que nous vous renvoyons le projet pour modifications si certains critères, comme détaillés ci-dessus, ne sont pas respectés. Dans ce cas, n’oubliez pas de faire les modifications rapidement afin que nous relisions à nouveau le projet et puissions le valider.

D. Mon projet est publié

Deux validations sont nécessaires pour publier votre projet sur la plateforme :

La présentation du projet doit être validée par l’équipe de la plateforme. Une fois cette validation réalisée, nous
vous proposerons par mail une date de publication du projet, qui pourra être modifiée si vous le souhaitez.
Le directeur d’école ou le chef d’établissement doit autoriser la publication du projet via son compte « direction »
via un simple clic dans l’onglet « mes projets » (bouton « autoriser la publication » 1 ).

Qu'est-ce que l'autorisation de publication ?

L'autorisation de publication est une validation pédagogique : Par cette action le directeur ou chef d’établissement certifie que le projet s’inscrit bien dans le projet d’école ou d’établissement, et qu’il a obtenu les autorisations en vigueur (de l’IEN le cas échéant pour le premier degré ; pour le second degré, le conseil d’administration doit avoir voté en faveur du recours au financement participatif via la Trousse à projets).

E. Ma collecte est achevée

1. Ma collecte est réussie

Le déblocage des fonds

Le directeur d’école ou le chef d’établissement est automatiquement informé du succès de la collecte et doit autoriser par un simple clic le versement des fonds via son compte dans l’onglet « mes projets ». Il atteste ainsi que le projet se déroulera bien dans les conditions prévues (Bouton « autoriser le déblocage » 2 ).
Le gestionnaire de la structure réceptrice que vous avez désignée aura préalablement envoyé, via son espace en ligne, les
informations bancaires et les documents justificatifs requis. Ces informations et documents sont validés par le service
de paiement en ligne de la Trousse à projets (société Mangopay).
Une fois ces documents validés et autorisation donnée, l’équipe de la Trousse à projets procède au virement des fonds
collectés à la structure réceptrice sous 48 h à 72 h.

N’oubliez pas d’envoyer les contreparties demandées par vos donateurs. Pour cela, rendez-vous sur votre compte porteur de projet. Dans l’onglet « mes projets » cliquez sur « détails » sur la ligne du projet concerné. En haut de la liste des donateurs, vous avez la possibilité de créer un tableau Excel ou PDF sur lequel les coordonnées et contreparties demandées par chaque donateur sont indiquées.

L'émission des reçus fiscaux demandés par les donateurs

Cette action est réalisée par le gestionnaire de la structure réceptrice et non pas par le porteur de projets. Lorsque les
fonds ont été versés à la structure, tous les donateurs sont avertis par la Trousse à projets qu’ils peuvent demander un reçu fiscal depuis leur espace en ligne. Chaque demande de reçu fiscal notifie le gestionnaire de la structure réceptrice, qui peut alors éditer et envoyer automatiquement les reçus depuis son espace en ligne. Une fois le reçu envoyé au donateur, ce dernier est averti automatiquement par mail qu’il peut le télécharger depuis son espace en ligne.
Les dons effectués au bénéfice d’un projet ouvrent droit à la déduction fiscale à hauteur de 60 % du don effectué et de 0,5 % du chiffre d’affaire annuel pour les entreprises et 66 % du don effectué, dans la limite de 20 % du revenu imposable annuel pour les particuliers éligibles, dans le cadre de la réglementation en vigueur.

Ma collecte doit être annulée

La collecte est réussie mais le projet ne peut pas avoir lieu :

Si l'annulation intervient avant le versement des fonds, la Trousse à Projets rembourse les donateurs et le porteur de projet communique les raisons de l'annulation en publiant une actualité.
Si l'annulation intervient après que les fonds ont été versés, le porteur de projet informe les donateurs des raisons de l'annulation et de l'utilisation des fonds au plus près du projet intial via une actualité.

2. Ma collecte n'a pas réussi

Si la collecte n’a pas atteint son objectif minimum sur le temps imparti, les dons sont automatiquement remboursés aux donateurs par la Trousse à projets.
Les donateurs qui ont indiqué vouloir faire un don redistribuable au moment de faire leur don en cochant la case correspondante ne sont pas remboursés. Ils reçoivent automatiquement sous 20 jours de droit de rétraction un reçu fiscal pour leur don et celui-ci est réaffecté par la Trousse à projets à des projets courte échelle.