Le déroulé d'une collecte
(format PDF, 5,2 Mo)
Introduction : les étapes
1. Je crée mon espace porteur de projet
La première étape pour déposer votre projet est de s'inscrire en tant que porteur de projet. Pour cela, rendez-vous sur la page: inscription/connexion.
Trois espaces utilisateur existent sur la plateforme afin d’administrer une collecte :
- L’espace « Porteur de projet », à l’initiative de la création de la collecte.
- L’espace « Gestionnaire de structure » qui concerne la structure que vous avez désignée pour recevoir
les fonds collectés. - L’espace « Directeur / chef d’établissement », qui concerne la direction de l’école, du collège ou du
lycée concerné par le projet.
À noter : Seul le compte porteur de projet est à créer pour déposer un projet. Les espaces « Directeur / chef
d’établissement » et « Gestionnaire » sont créés automatiquement lors de l’acceptation du projet par la
Trousse à projets. Les personnes concernées seront notifiées par email et devront simplement activer leur
espace.
Qui peut créer un compte porteur de projet ?
Toute personne exerçant ou étudiant dans un établissement scolaire du premier ou du second degré, public
ou privé sous contrat d’association et ayant une adresse académique peut créer un compte porteur de
projet et déposer des projets de collecte.
Quelles sont les fonctionnalités de l’espace « Porteur de projet »?
Depuis votre espace porteur de projet, vous pouvez :
- déposer un ou plusieurs projets de collecte ;
- éditer la page de présentation du projet ;
- suivre et animer votre collecte (publier des actualités pour vos donateurs, éditer des flyers pour
communiquer autour de votre projet) ; - consulter et télécharger la liste de vos donateurs et les informations liées (montant du don,
contreparties demandées notamment) ; - écrire un message privé individuel ou collectif aux donateurs.
2. Je propose un nouveau projet
Vous avez créé votre espace et vous vous apprêtez à déposer un projet de collecte, la première étape est de renseigner
les informations principales via un formulaire. L’équipe Trousse à projets vérifiera ensuite l’éligibilité du projet selon
les critères de sa Charte.
Etape 1 : Informations générales
Il vous est demandé de renseigner :
- L’UAI de l’établissement, il permettra de définir le nom, l’adresse et le mail de l’établissement. Astuce : Vous pourrez trouver l’UAI de votre établissement dans cet annuaire en ligne, ou bien en regardant l’adresse académique de la direction de votre établissement. Par exemple : pour l’école élémentaire Jean Moulin dont le mail est ce.0240366T @ac-bordeaux.fr, son UAI est 0240366T
- Le titre du projet, qui sera modifiable par la suite.
- La durée de collecte souhaitée. La durée de collecte est comprise entre 20 et 60 jours, la collecte se termine nécessairement avant la réalisation du projet. Prenez en compte le moment où vous aurez besoin des fonds ou le calendrier scolaire pour définir la durée de votre collecte.
- La date de réalisation de votre projet.
- Deux objectifs de financement, un objectif minimum et un objectif optimum.
Pourquoi deux objectifs ?
L’objectif minimum correspond à la somme indispensable pour réaliser le projet. La collecte doit obligatoirement atteindre cet objectif que les fonds vous soient reversés (plafond de 5 000 €, sauf exception).
L’objectif optimum correspond à la somme qui nécessaire à la réalisation du projet dans des conditions optimale. Dès qu’il est atteint, la collecte s’arrête.
Quel écart entre les deux objectifs ?
Veuillez à choisir des objectifs financiers cohérents et réalistes. Au moment de les fixer, il est indispensable d’avoir fait un budget prévisionnel pour le projet, de connaître précisément les recettes et les dépenses prévues. Nous recommandons un écart allant du simple au double entre le minimum et l’optimum. Si l’écart est trop important, vous prenez le risque de limiter les dons une fois le minimum atteint, l’objectif optimum apparaissant inatteignable. N’oubliez pas d’intégrer les frais de fonctionnement (6,5 %) de la plateforme lorsque vous fixez les objectifs de collecte.
Ressource vidéo : Comment fixer les objectifs financiers d’une collecte ?
Etape 2 : précisions sur le projet
Il vous est demandé de renseigner :
- le niveau scolaire concerné par le projet ;
- la thématique du projet et la nature du dispositif lié au projet (menus déroulants) ;
- une description synthétique du projet et de ses objectifs pédagogiques ;
- le profil des élèves bénéficiaires (classe(s) concernée(s) ou nombre d’élèves concernés) ;
- les postes de dépense financés par la collecte ;
- la contribution financière demandée aux familles, et son montant le cas échéant.
Etape 3 : choix de la structure qui recevra les fonds collectés
- Dans le premier degré public, la structure éligible est l’association qui gère la coopérative scolaire.
- Dans le second degré public, la structure réceptrice est l’EPLE, l’association sportive ou la maison des lycéens.
- Pour les établissements privés sous contrat d’association avec l’État, la structure éligible est l’association qui gère
le budget et les comptes de l’établissement (par exemple l’OGEC, pour les établissements catholiques).
Ressource à télécharger : la liste des structures réceptrices éligibles
Il vous est demandé de renseigner :
- le nom de la structure réceptrice ;
- le mail du gestionnaire de la structure choisie (pour les EPLE merci de privilégier les adresses génériques de
l’intendance ou de la gestion administrative).
Une fois le formulaire complété, cliquez sur le bouton « Soumettre ». L’équipe Trousse à projets validera votre demande sous 24 h à 48 h (jours ouvrés). Vous recevrez alors un mail vous invitant à préparer la page de collecte en vue de sa publication.
Important : Le directeur d’école ou le chef d’établissement, ainsi que le gestionnaire de la structure indiquée, recevront aussi un mail pour activer leur compte :
- Le directeur d’école ou le chef d’établissement pourra alors autoriser la publication du projet, depuis son
espace en ligne ; - Le gestionnaire pourra renseigner les informations nécessaires au versement des fonds à la fin de la collecte,
suivre l’avancement des collectes, télécharger la liste des donateurs et des dons, télécharger un relevé de dons
une fois le versement effectué, éditer automatiquement des reçus fiscaux à la demande des donateurs.
Ressource à télécharger : Le guide La réception des fonds (PDF 3,5 Mo)
3. Je rédige la présentation de mon projet de collecte
Retrouvez tous nos conseils de rédaction dans le kit de préparation de collecte à télécharger (PDF, 16 Mo)
A. Quelques conseils
Cette étape, nommée « Édition du projet » est stratégique pour réussir la collecte.
Bonnes pratiques :
- Utilisez le « nous » pour montrer l’engagement collectif.
- Mettez en avant les élèves et leurs besoins : ce sont eux les bénéficiaires.
- Clarté : phrases courtes, mots simples.
- Relisez à voix haute pour vérifier la fluidité.
- Soignez la mise en page (paragraphes, gras, italique, liste à puces…).
Ce qu’il vaut mieux éviter :
- Langage trop administratif, jargon.
- Trop de détails administratifs ou institutionnels.
- Ne pas expliquer comment seront utilisés les dons.
B. La photo ou vidéo de présentation
- Privilégiez les photos sans visages reconnaissables d’élèves, sauf si vous en avez l’autorisation.
- Choisissez des photos vivantes, prises pendant des activités (plutôt que des images figées).
- Les visuels doivent être de bonne qualité (nettes, lumineuses, pas trop petites, pas pixelisées).
- Utilisez si possible une image au format paysage pour illustrer le projet (les images format portrait seront automatiquement recadrées).
- N’ajoutez pas de texte sur les images.
Ressource à télécharger : modèle d'autorisation de prise de vue.
C. Le choix du titre
Un titre se compose de 3 à 7 mots, il vous permet de différencier votre projet et d’être rapidement identifié par vos donateurs. Nous vous conseillons d’ajouter le niveau scolaire ou le nom de l’école / établissement en plus de la nature du projet.
Exemples : Les CM2 de Trignac en classe de mer ; Une aire éducative gérée par les 4e du collège Robespierre ; Direction Londres pour les élèves de Doisneau...
D. Dans la partie "Qui sommes-nous ?"
Présentez les acteurs du projet : qui sont les élèves (classe, effectif…) ? Quel est le contexte pédagogiques ? Quelles sont les spécificités de l’établissement ? Plus vous serez identifiables, plus les donateurs potentiels auront à coeur de soutenir votre projet.
E. Dans la partie "Quel est notre projet ?"
étaillez le programme du projet : le calendrier, les échéances et dates-clés, le déroulé du séjour, les activités prévues, les objectifs pédagogiques visés, les bénéfices attendus pour les élèves… Privilégiez des termes simples, n’oubliez pas d’illustrer avec des exemples concrets. Mettez en valeur l’aspect humain, pas seulement scolaire.
Exemple : Développer leur autonomie, créer de la cohésion dans la classe, découvrir un nouvel environnement....
Attention : Pour des raisons de mise en page, le programme ne peut pas être présenté sous forme de tableau.
F. Dans la partie "Pourquoi avons-nous besoin de vous ?"
Précisez le coût total du projet, le montant des postes de dépenses, le montants des aides ou actions qui vous ont déjà permis de financer une partie du projet, ainsi que la participation éventuelle des familles. Précisez bien les montants à chaque fois.
Cette partie doit être cohérente afin de préciser aux donateurs ce que leurs dons permettront de financer.
G. Concluez et remerciez !
Terminez par des remerciements, un mot chaleureux, une invitation à contribuer au projet et à le partager
7. Les contreparties
Les contreparties participent à créer du lien entre les acteurs du projet et les donateurs. C’est donc un bon vecteur de réussite de la collecte.
Quatre contreparties pré-remplies sont proposées par la plateforme en lien avec la nature de votre projet. Vous avez la possibilité de les modifier à votre guise, d’en retirer ou d’en ajouter
À noter : Vous devez au moins proposer une contrepartie commençant à 5 euros et une contrepartie pour les entreprises afin d’encourager les dons de professionnels.
Ressource à télécharger : des exemples de contreparties.
Et la suite ?
Votre projet sera relu par l’équipe Trousse à projets dans un délai de 24 h (jours ouvrés). Si certains points du projet ne correspondent pas à la Charte, vous recevrez un mail vous indiquant les modifications à apporter. Le projet sera ensuite relu et, si tout est conforme, validé par l’équipe Trousse à projets.
4. Mon projet est publié
Deux validations sont nécessaires pour publier votre projet sur la plateforme :
- La présentation du projet doit être validée par l’équipe de la plateforme. Une fois cette validation réalisée, nous
vous proposerons par mail une date de publication du projet, qui pourra être modifiée si vous le souhaitez. - Le directeur d’école ou le chef d’établissement doit autoriser la publication du projet depuis son espace
via un simple clic dans l’onglet « Mes projets » (bouton « Autoriser la publication »).
Qu'est-ce que l'autorisation de publication ?
L'autorisation de publication est une validation pédagogique : Par cette action le directeur ou chef d’établissement certifie que le projet s’inscrit bien dans le projet d’école ou d’établissement, et qu’il a obtenu les autorisations en vigueur (pour le second degré, le conseil d’administration doit avoir voté en faveur du recours au financement participatif via la Trousse à projets).
Une fois ces validations réalisées, votre projet sera automatiquement publié à la date que vous aurez choisie. Vous recevrez un mail avec le lien vers votre collecte que vous pourrez alors diffuser dans le cadre de l’animation de votre collecte. Vous pourrez vous rendre sur votre espace « Porteur de projet » pour éditer votre flyer.
Ressource en ligne : le guide L’animation une collecte.
5. Ma collecte s'achève
A. Ma collecte est réussie
La réception des fonds
Le directeur d’école ou le chef d’établissement est automatiquement informé du succès de la collecte et doit autoriser par un simple clic le versement des fonds via son compte dans l’onglet « Mes projets ». Il atteste ainsi que le projet se déroulera bien dans les conditions prévues (Bouton « Autoriser le déblocage »).
Le gestionnaire de la structure réceptrice que vous avez désignée aura préalablement envoyé, via son espace en ligne, les
informations bancaires et les documents justificatifs requis. Ces informations et documents sont soumis à validation auprès du service de paiement en ligne de la Trousse à projets (société Mangopay).
Une fois ces documents validés et l'autorisation donnée, l’équipe Trousse à projets procède au virement des fonds
collectés à la structure réceptrice sous 48 à 72 h.
Pensez à envoyer les contreparties demandées par vos donateurs. Pour cela, rendez-vous sur votre compte porteur de projet. Dans l’onglet « Mes projets » cliquez sur « Détails » sur la ligne du projet concerné. En haut de la liste des donateurs, vous avez la possibilité de créer un tableau Excel ou PDF sur lequel les coordonnées et contreparties demandées par chaque donateur sont indiquées.
Ressource vidéo : Comment envoyer les contreparties aux donateurs ?
L'émission des reçus fiscaux demandés par les donateurs
À noter : c’est le gestionnaire qui se charge de l’émission des reçus fiscaux, et non pas par le porteur de projets.
Au moment du versement des fonds à la structure réceptrice, tous les donateurs sont avertis par la Trousse à projets qu’ils peuvent demander un reçu fiscal depuis leur espace en ligne. Chaque demande de reçu fiscal notifie le gestionnaire de la structure réceptrice, qui peut alors éditer et envoyer automatiquement les reçus depuis son espace en ligne.
Une fois le reçu envoyé au donateur, ce dernier reçoit automatiquement un mail pour le télécharger depuis son espace en ligne.
Important : Les dons effectués au bénéfice d’un projet ouvrent droit à la réduction d’impôt à hauteur de 60 % du don effectué et de 0,5 % du chiffre d’affaires annuel pour les entreprises et 66 % du don effectué, dans la limite de 20 % du revenu imposable annuel pour les particuliers éligibles, dans le cadre de la réglementation en vigueur.
Cas particulier : Annulation de la collecte
La collecte est réussie mais vous devez finalement annuler le projet :
- Si l'annulation intervient avant le versement des fonds, la Trousse à Projets rembourse les donateurs et le porteur de projet communique les raisons de l'annulation en publiant une actualité.
- Si l'annulation intervient après le versement des fonds, le porteur de projet informe les donateurs des raisons de l'annulation et de l'utilisation des fonds au plus près du projet initial via une actualité.
2. Ma collecte n'a pas réussi
Si la collecte n’a pas atteint son objectif minimum sur le temps imparti, les dons seront automatiquement remboursés aux donateurs par la Trousse à projets.
À noter : Les donateurs qui ont indiqué vouloir faire un don réattribuable (en cochant la case correspondante lors du paiement) ne seront pas remboursés. Ils recevront automatiquement un reçu fiscal (à l’issue d’une période de rétractation de 20 jours) pour leur don et celui-ci sera réattribué par la Trousse à projets à des projets Courte échelle.
(format PDF, 5,2 Mo)